Por Cristina Martínez
El presente es un instructivo con el cual modestamente, pretendo aportar parte de mi experiencia en la consulta de expedientes sucesorios en los Tribunales de la Cdad. de Buenos Aires, en mi carácter de heredera.
Los procedimientos generales están descriptos en el artículo de esta misma página: Expedientes Sucesorios. Allí se explica la forma de consultar expedientes en el Archivo de Tribunales de Paraná, Entre Ríos; de La Plata, Provincia de Buenos Aires; en los Archivos de Tribunales de Capital Federal, en el Archivo General de la Nación y otros.
Aquí me referiré a los puntos que detallo a continuación:
Lugar:
Archivo General del Poder Judicial de la Nación (Archivo de Juicios Universales), Talcahuano 550 - Subsuelo- Horario de 7 a 13 hs. Ciudad de Buenos Aires. República Argentina.
Tiempo:
Esta experiencia se refiere al período comprendido entre mediados de 1998 y Diciembre de 2004.
Elementos necesarios:
a- Un antecesor que haya sido propietario en la Capital Federal y que haya dado lugar a una sucesión.
b- Un heredero: es decir alguien que pueda demostrar que es el primer heredero vivo en la línea sucesoria. Para ser más ilustrativa, yo puedo acceder a los expedientes de sucesión de mis bisabuelos y a abuelos maternos porque mi mamá ya falleció. Mi hija no puede. Si ella quisiera consultar esos mismos expedientes tendría que venir conmigo o en su defecto ser acompañada por un abogado.
c- Un expediente sucesorio
PASOS A SEGUIR:
Paso 1: Averiguar si existe un expediente sucesorio y cuál es su número de legajo:
Ir al subsuelo de Talcahuano 550 y dirigirse a la Oficina de Fichero Sucesorio. Allí debemos manifestar que deseamos saber si existe una sucesión a nombre de nuestro pariente. El empleado nos pedirá el nombre y apellido del fallecido, fecha de defunción. Buscará en el fichero y nos dirá si efectivamente existe un expediente sucesorio y el número del mismo. También nos informará en que lugar se encuentra. Estos pueden ser dos: a) en el Archivo de Talcahuano 550 (los más nuevos) o b) en el Archivo de Avda. Inmigrantes 1950 (los más antiguos).
Paso 2: Lectura del Expediente en la Sala de consultas
Descripción del proceso en la Sala de Consultas de Talcahuano 550.
Esta Sala se encuentra también en el subsuelo, a pocos metros de la Oficina de Fichero Sucesorio. Es una sala amplia y cómoda con grandes mesas. En ellas se encuentran a disposición de quien lo requiera dos tipos de formularios (a los que yo denominaré "A" y "B" a efectos de facilitar la descripción). "Formulario A" para solicitar el expediente que pretendemos leer y Formulario "B" para solicitar fotocopias. En primer lugar debemos completar el "Formulario A" para solicitar el expediente. En el hay que consignar lugar y fecha, Número de Legajo, Año (de la sucesión), Materia: Sucesión, Carácter en que formula el pedido: heredero, Matricula Nº: dejar espacio en blanco ya que no somos abogados, (somos herederos) LE o CI o DNI: consignar nuestro número de documento, Nombre y apellido, Domicilio y Firma del solicitante. Una vez completado este formulario dirigirnos a la empleada que se encuentra en el escritorio que está a la derecha de la Sala de Consulta. A esta persona debemos entregarle el formulario A (completado), nuestro documento y todas las partidas de nacimiento, matrimonio y defunción que nos vaya solicitando (que son las que nos acreditan como herederos de ese expediente).Las mismas son minuciosamente evaluadas.
Habitualmente llevo original y fotocopia de todas las partidas, pero si se llevan solo los originales la empleada se ocupa de sacar las fotocopias que quedan en la Sala de Consulta y nos devuelve los originales. A continuación anota en un libro el pedido del expediente y nuestro documento queda en depósito en un armario mientras permanezcamos en la Sala. Una vez cumplido lo antedicho la empleada le entrega al ordenanza el formulario (que nosotros ya completamos) para que proceda a la búsqueda del expediente. Transcurrido un lapso prudencial nos dan el expediente y nosotros debemos entregar la estampilla por valor $10 (la cual se pega en el formulario A).Y ya está!!! Es todo nuestro!!! Podemos leerlo y tomar apuntes. En el caso de querer sacar fotocopias debemos completar el formulario B en el cual debemos consignar si queremos algún folio (número de hoja) en especial o todo el expediente y podemos también pedir que sea con carátula. También está permitido autorizar a otra persona para que retire las fotocopias. En ese caso se debe llevar nombre, apellido y número de documento de la persona que designemos. Los empleados contarán las hojas y harán el cálculo de lo que se deberá abonar por las fotocopias. El pago debe realizarse con estampillas judiciales. Una vez que llenamos el formulario B para el pedido de fotocopias nos retiraremos de la Sala de Consultas, lugar en el que queda el expediente. No debemos olvidar pedir que nos devuelvan nuestro documento de identidad(yo me olvidé) Una vez fuera de la Sala de Consulta y con el formulario B en mano, el Documento de Identidad y las estampillas judiciales por el valor de las fotocopias que solicitamos, debemos cruzar el pasillo y dirigirnos hacia la oficina Mesa de Entradas. Allí debemos entregar el formulario B, nos volverán a pedir el Documento y las estampillas a modo de pago. A cambio de todo esto nos devolverán un talón a modo de recibo en el que consta la fecha en que podemos pasa a retirar las fotocopias.
Descripción del proceso en la sala de Consultas de Avda. de los Inmigrantes 1950
El proceso es básicamente el mismo. La Sala de Consultas se encuentra en el Subsuelo y es mucho más modesta que la de Talcahuano 550, pero aquí cuando solicitamos las fotocopias, el ordenanza (expediente en mano) parte junto a nosotros un piso mas abajo en donde reciben nuestro pedido y las estampillas judiciales para pagar las fotocopias.
Compra de las estampillas judiciales:
- En Talcahuano 550 (Tribunales), en la plata baja en la ventanilla del Banco Ciudad.
- En Avda. de Inmigrantes 1950, en el primer piso, en el lugar que hacen fotocopias al fondo (debemos atravesar la cola de todos los que están haciendo fotocopias). Las estampillas son de $ 10, $5 y $1. Sugiero comprar algunas de $10, algunas de $5 y muchas de $1. En uno de los pedidos de fotocopias tenia estampillas que superaban el costo (imaginemos que el valor de las fotocopias era $13 y yo tenia estampillas por $15), entonces para ahorrar tiempo pretendí dejar estampillas por un valor superior. No me lo aceptaron, conclusión tuve que ir a comprar las estampillas de $1 a las corridas.
Consejos varios:
a) El horario de atención es hasta las 13 hs, por lo tanto a las 12 y 30 hs. comienzan a retirar los expedientes.
b) Llevar las estampillas compradas con anticipación, nos ahorraremos corridas.
c) Si no podemos retirar las fotocopias por problemas de horario acordarnos de llevar nombre apellido y número de documento de la persona a quien le delegaremos la tarea (celular en mano tuve que perseguir a una tía hasta que la encontré y me dio su número de documento).
d) Para realizar este procedimiento no es obligatoria la intervención de un letrado. Con esto no quiero decir que está prohibido ir con un abogado. Es a gusto del consumidor.
e) Por ultimo, y para despejar dudas y malos entendidos, el proceso que acabo de describir es absolutamente público, alcanza a todos los ciudadanos que reúnan las condiciones que describí anteriormente. No se trata de favores especiales, ni de oscuros manejos hechos a la sombra, no hay ventajas o desventajas por edad, sexo, religión, ni prerrogativas de sangre. En general fui muy bien atendida y en un 99 %. Los empleados me ayudaron ya sea a completar un formulario, ya sea a encontrar una oficina. La primera consulta la realice a fines de 1998. Fue tanto lo que obtuve de ese expediente y tanto lo que significó en mi vida que en el mes de Junio de 2000 escribí una nota de agradecimiento al Señor Director del Archivo General del Poder Judicial de la Nación. La misma fue ingresada oficialmente por Mesa de Entradas. En esa nota destacaba la labor y buena disposición de sus empleados así como el valor de los documentos que ratifican con su sola presencia la existencia de quienes nos precedieron. También relataba lo emocionante que había sido para toda nuestra familia encontrar en el expediente las firmas de nuestros antecesores y los periódicos de la época.
Adjunté además una nota periodística de mi autoría publicada en un Periódico italiano local y la correspondiente traducción al español.
Espero que esta minuciosa descripción aclare dudas y ayude a todos los que concurran por primera vez a consultar un expediente sucesorio. Encontré este camino de investigación un día del año 1998 leyendo el material que había en la Biblioteca Genealógica de los Mormones y escuchando la conversación de gente que sabía infinitamente más que yo. También para los que tienen miedo y se agobian ante la puerta del Edificio de Tribunales o ante palabras que no entendemos porque pertenecen a una jerga totalmente distinta a la nuestra, les comento que la primera consulta no me llevó un día, me llevó varios!!!! y que incluyeron entre otras cosas el reconocimiento físico del lugar. Siempre recuerdo con ternura mi ingenuidad e ignorancia: Cuando la empleada del Fichero Sucesorio me confirmó que había una sucesión de mi bisabuelo, me dio el número de expediente y me dijo "pero está en Inmigrantes", yo pensé para mis adentros: "Dios mío, que nivel de organización, se ve que tienen archivadas las sucesiones de todos los inmigrantes que se murieron en la Argentina y en un lugar especial!!!, entonces comencé a buscar en el subsuelo de Talcahuano la oficina que tuviera el cartelito de "Inmigrantes"!!!!! hasta que un empleado me explicó que se trataba de la Avenida. Aprendí tanto!!!! Hasta aprendí que en mi ciudad hay una Avenida que se llama Inmigrantes y que yo no la conocía, y así sigo, todos los días aprendiendo algo...
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